PERSONVERNERKLÆRING
FOR
ADVOKATFIRMAET HIENN AS
Sist endret: 21.06.2018
Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirmaet Hienn AS.
Vi er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.
- Hvem vi behandler personopplysninger om
Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:
- Privatklienter
- Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
- Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
- Personer som er involvert i saker vi bistår i.
- Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
- Besøkende på vår nettside
- Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.
Etablering av klientforhold:
Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Dette er nødvendig for at vi skal kunne ivareta regler for god advokatskikk. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatklienter omfatter som regel fullt navn og hva saken gjelder. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.
I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Vi kan i denne forbindelse be om legitimasjon av personer for å forsikre oss om at personene er de som de gir uttrykk for å være. Vi kan også gjøre en sjekk av selskap gjennom offentlige registre. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven jf GDPR artikkel 6 nr 1 bokstav c.
Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjonen som navn, adresse, epostadresse og telefonnummer for private og virksomhetsklienter. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf GDPR artikkel 6 nr 1 boksatv b. For virksomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf GPDR artikkel 6 nr 1 bokstav f.
Sakshåndtering:
Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berører en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienter oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr 1 boksav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks personnummer eller helseopplysninger. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr 2 bokstav f.(behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav) jf personopplysningsloven (2018) §11.
Kunnskapsforvaltning:
For å forbedre og videreutvikle våre tjenester hender det at vi utarbeider maler. I så tilfeller vil vi anonymisere personopplysningene. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning jf GDPR artikkel 6 nr 1 bokstav f.
Klientadministrasjon:
Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjonen hjemlet i GDPR art 6 nr 1 boksatv f, mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende jf GDPR art 6 nr 1 bokstav b.
Lagring og oppbevaring av saksdokumenter:
Vi oppbevarer saksdokumenter etter at oppdraget er avsluttet. Papirdokumenter oppbevares i låsbar safe og elektroniske dokumenter oppbevares i passordbeskyttede skytjenester. Lagring er vurdert som nødvendig av hensyn til både klienten og vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen blir aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR art 6 nr 1 bokstav f, jf den legitime interessen og GDPR art 9 nr 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav) jf personopplysningsloven (ny 2018) § 11.
Fakturering:
Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsending av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR art 6 nr 1 bokstav f for virksomhetskunder og GDPR art 6 nr 1 bokstav b (nødvendig for å oppfylle avtalen) for privatkunder.
IT- drift og sikkerhet:
Personopplysninger som er lagret i våre IT- systemer vil kunne være tilgjengelig for oss eller våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR art 6 nr 1 f (interesseavveining) jf vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter og vår rettslige forpliktelse til ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf GDPR art 32 og 6 nr 1 bokstav c.
Markedsføring:
Vi sender ikke ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til.
- Hvem vi deler personopplysninger med
Vi deler personopplysninger med domstoler, motparter og andre rådgivere der dette er nødvendig for å utføre oppdraget.
Våre leverandører av IT – tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysningene er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtaler og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og om er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Vi benytter et lokalt IT – selskap som kjøper lagringstjenester i sky fra land innenfor EØS – området. IT – selskapet har gitt taushetserklæring for de opplysningene de måtte få tilgang til.
Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.
Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.
- Lagring av personopplysninger
Vi lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet som beskrevet i denne personvernerklæringen. Dette innebærer i hovedsak at vi lagrer saksopplysninger i 10 år.
Vi lagrer opplysninger om klienters kontaktperson i 5 år etter at klientforholdet er opphørt og lagrer opplysninger innhentet for hvitvaskingsformål i 5 år. Fakturaopplysninger lagres i 5 år.
Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom.
Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.
- Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.
Trekke samtykke tilbake:
Dersom du har samtykket til behandling av personopplysninger, kan du når som helst trakke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.
Be om innsyn:
Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.
Be om retting eller sletting:
Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eks at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.
Dataportabilitet:
I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.
Klage til tilsynsmyndigheten:
Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.
- Sikkerhet
Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes får håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.
Tilgang til personopplysninger (og klient- / saksinformasjon er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. Vi har vedtatt interne IT- retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT – systemer.
- Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.
- Kontakt oss
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter kan du ta kontakt med oss:
Advokatfirmaet Hienn AS, Postboks 202, 85503 Narvik, e-post: ole.fredrik@hienn.no / marit@hienn.no/ tlf: 90 54 81 38 / 95 94 67 85